Neun Zeitspartricks für Tierärzte/innen
Ein konstanter Kundenstrom ist gut fürs Geschäft – jedoch weniger für Ihre Work-Life-Balance. Führen Sie sich daher immer vor Augen, dass das Setzen von Grenzen und Ruhepausen ebenso wichtig ist wie die Versorgung Ihrer Patienten. Wie das gehen soll? Mit einem besseren Zeitmanagement bei der Arbeit, insbesondere in Kombination mit Planungstipps für eine robustere Tierarztpraxis. Mit diesen Zeitspartipps können Sie Ihren Tag effizienter nutzen, damit Sie öfter pünktlich nach Hause kommen und die Arbeit dort lassen, wo sie hingehört.
1. Schaffen Sie Zeitfenster für administrative Aufgaben
Die Patiententermine stehen vielleicht im Zentrum Ihrer Arbeit, aber auch die telefonische Übermittlung von Befunden an Kunden oder die Aktualisierung von Krankenakten sind nicht minder wichtig. Wenn Sie das alles zwischen Ihren Patientenbesuchen erledigen wollen, sehen Sie sich am Ende eines langen Arbeitstages einer langen To-do-Liste gegenüber. Halten Sie sich stattdessen lieber eigene Zeitblöcke in Ihrem Terminplan frei. Auf diese Weise können Sie den stetig wachsenden Berg an administrativen Aufgaben regelmäßig abbauen. Und falls Ihre eigens eingerichteten Zeitfenster immer wieder durch kurzfristige Termine belegt werden, weiten Sie diese Zeiträume aus – so lange, bis Sie das perfekte Gleichgewicht gefunden haben.
2. Lernen Sie, zu delegieren
Sie legen großen Wert darauf sicherzustellen, dass alle Aufgaben perfekt ausgeführt werden? Das heißt aber nicht, dass Sie alles selbst erledigen müssen. Vertrauen Sie darauf, dass Ihr Team seine Arbeit gewissenhaft ausführt, damit Sie sich auf Ihre eigene konzentrieren können. Die Zeit, die Sie damit verbringen, Venenkatheter zu legen und Röntgenaufnahmen anzufertigen, könnte viel besser für die Erstellung von Behandlungsplänen oder die Vorbereitung auf Ihren nächsten Termin eingesetzt werden.
3. Halten Sie Ihre Patientenakten aktuell
Niemand möchte den letzten Kunden verabschieden, nur um sich anschließend noch dem Stapel an Berichten und Befunden zu widmen, die einen erwarten. Dieses Problem umgehen Sie, wenn Sie alle Patientenakten noch während oder direkt im Anschluss an den Termin auf den neuesten Stand bringen. Damit verhindern Sie, dass sich die Unterlagen auftürmen und es zu Unregelmäßigkeiten und Fehlern kommt, die sich durch die Erschöpfung nach einem langen Arbeitstag leicht einschleichen können. Dies gilt ganz besonders, wenn der entsprechende Termin schon viele Stunden zurückliegt.
4. Entwickeln Sie Protokolle für Arbeitsabläufe
Weiß Ihr Team genau, was es während der Patientenbesuche und Behandlungen zu tun hat? Protokolle helfen Ihrem Team dabei, ihre Aufgaben besser zu verstehen und Sie effizienter zu unterstützen. Ein Protokoll für die Abgabe von Tieren stellt beispielsweise sicher, dass alle notwendigen Informationen vom Tierhalter erfragt werden, bevor dieser die Praxis verlässt. Wer möchte schon hinterher den Telefonjoker anrufen, nur um herauszufinden, ob Miezi etwas gefressen hat? Ihre Mitarbeitenden können ihre Effizienz als Team noch deutlich steigern – sie müssen nur wissen, wie.
5. Nutzen Sie die Unterstützung durch Ihr Labor
Moderne Labore bieten eine Vielzahl an Optionen zur Unterstützung an, mit denen Sie effizienter arbeiten können. Warum sollten Sie bei unklaren labordiagnostischen Befunden Stunden oder gar Tage damit zubringen, Krankheiten zu recherchieren, wenn Sie hierfür auch die Experten aus Ihrem Labor zu Rate ziehen können? Einige Labore bieten auch Beratungen an, um Ihre Praxisabläufe zu optimieren und Ineffizienzen abzubauen.
6. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben
Sie könnten Tierhaltern/innen im Schlaf erklären, wie man Insulin verabreicht? Und was ist mit der Erstellung eines OP-Berichts zu einer Kastration? Bei repetitiven Aufgaben und Gesprächen wie diesen können Sie durch eine Automatisierung wertvolle Zeit sparen. Anstatt jedem Tierhalter aufs Neue vorzuführen, wie man Insulin mischt, filmen Sie sich dabei, wie Sie die korrekte Menge aufnehmen, die Katze ruhig halten und die Spritze verabreichen. Spielen Sie den Tierhaltern das Video im Untersuchungszimmer vor und senden Sie ihnen den Link zu, damit sie es sich zu Hause – auch mit anderen Familienmitgliedern – erneut ansehen können. Anstatt jeden OP- und Terminbericht neu aufzusetzen, erstellen Sie lieber Vorlagen, in die Sie nur noch die relevanten Details eintragen müssen.
7. Sorgen Sie für eine konzentrierte Atmosphäre
Machen wir ein kurzes Gedankenexperiment: Sie setzen sich an den Schreibtisch, um Ihre täglichen E-Mails zu beantworten, und Ihr Handy vibriert, weil Sie eine Nachricht erhalten haben. Nach einem längeren Austausch mit einer Freundin über ihre kranke Katze gehen Sie kurzerhand ins Internet, um ein paar Krankheiten für Ihre Differenzialdiagnose zu recherchieren. Zwanzig Minuten später wartet Ihr nächster Termin und Ihr E-Mail-Postfach ist immer noch voll. Sie können Ihre E-Mails viel besser beantworten, wenn Sie zuvor Ihr Handy und Ihre Computer-Benachrichtigungen auf stumm schalten. Dasselbe gilt auch für alle anderen Aufgaben: Schaffen Sie Zeitfenster, in denen Sie alle Ablenkungen verbannen.
8. Bereiten Sie sich auf Termine vor
Halten Sie sich 15 bis 20 Minuten am Ende Ihres Tages frei, um sich auf die Termine des nächsten Tages vorzubereiten. Gehen Sie noch einmal die Krankenakte jedes Patienten durch, um sich ins Gedächtnis zu rufen, was Sie beim letzten Besuch empfohlen hatten, und machen Sie sich ein paar kurze Notizen, auf die Sie kurz vor dem Termin noch einen Blick werfen können. Mit genügend Organisation können Sie verhindern, dass Sie wichtige Informationen suchen müssen.
9. Nutzen Sie Zeitmanagement-Tools
Unter den zahlreichen verfügbaren Lösungen, mit denen Sie Ihre Zeit besser nutzen können, gibt es ganz sicher Optionen, die zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passen. Haben Sie schon einmal daran gedacht, eine Zeitmanagement-App wie Trello oder MyLifeOrganized zu testen, um im Alltag strukturiert und organisiert arbeiten zu können? Ein weiteres großes Potenzial, das viel zu häufig nicht voll ausgeschöpft wird, birgt Ihre Praxismanagement-Software. Sie stehen der Telemedizin immer noch eher skeptisch gegenüber? Dann starten Sie doch einen Testlauf mit einigen Terminen oder Nachbesprechungen über Zoom und finden Sie ganz konkret heraus, wie viel Zeit Sie dadurch einsparen können. Vielleicht ändern Sie Ihre Meinung schneller als gedacht.
Sämtliche Aufgaben innerhalb der – eigentlichen – Arbeitszeit zu erledigen, scheint oft unmöglich. Mit diesen Tipps und Tricks kann es Ihnen aber gelingen, effizienter zu arbeiten, Ablenkungen zu vermeiden und mehr Zeit nutzbar zu machen. Setzen Sie sich als Ziel, öfter pünktlich nach Hause zu kommen, und halten Sie sich daran! Vergessen Sie dabei nicht, auch Maßnahmen zur Selbstfürsorge für volle Tage umzusetzen. Ihr Wohlbefinden und Ihre mentale Gesundheit sind es wert.
