1. Pianifica del tempo per le attività al di fuori degli appuntamenti

È vero che visitare i pazienti è il cuore della tua attività, ma anche telefonare a un cliente per comunicargli il risultato di un esame o compilare le cartelle cliniche sono compiti altrettanto importanti. Se provi a incastrare queste mansioni tra un appuntamento e l'altro, finirai per ritrovarti con una lunga lista di cose da fare a fine giornata. La strategia migliore è pianificare appositamente del tempo da dedicare a questo tipo di attività durante la giornata. E se i tuoi buchi in agenda vengono regolarmente occupati da appuntamenti dell'ultimo minuto, riservati più tempo fino a trovare l'equilibrio perfetto.

2. Delega alcuni compiti

Per assicurarti che tutto sia perfetto finisci per fare sempre tutto tu? Se è così, dai fiducia al tuo team e affidagli compiti e responsabilità in modo da poterti concentrare meglio sul tuo lavoro. Il tempo che passi a posizionare aghi cannula e a fare radiografie può essere investito in modo più efficace, per esempio mettendo a punto piani terapeutici o preparandoti per il tuo prossimo appuntamento.

3. Compila subito le cartelle cliniche

Dopo una giornata piena di appuntamenti, ritrovarsi con una pila di cartelle cliniche da aggiornare non è il massimo. L'ideale è compilare la cartella clinica di ogni paziente durante l'appuntamento o subito dopo. In questo modo non solo eviterai di restare indietro, ma garantirai anche una maggiore accuratezza, perché alla fine della giornata, quando sei stanco e sono ormai trascorse diverse ore dall'appuntamento, potrebbe sfuggirti qualche dettaglio importante.

4. Stabilisci procedure chiare

Il tuo team sa esattamente cosa fare durante gli appuntamenti e per svolgere i propri compiti? Definendo procedure chiare e precise, consentirai al tuo staff di assisterti meglio e a lavorare in modo più efficiente. Per esempio, predisporre una procedura per le consegne dei campioni permetterà al tuo staff di ottenere dal proprietario tutte le informazioni necessarie prima che lasci la clinica, evitando così telefonare dopo per sapere se Fido avesse mangiato o meno. Per essere più efficiente, il tuo team ha bisogno soltanto di sapere cosa fare e come farlo.

5. Affidati al tuo laboratorio di riferimento

I laboratori di riferimento all'avanguardia offrono un'ampia gamma di servizi che possono aiutarti ad incrementare l'efficienza della clinica. Anziché perdere tempo a fare ricerche su una patologia dopo aver ricevuto risultati diagnostici poco chiari, perché non affidarti agli esperti del tuo laboratorio di riferimento? Alcuni laboratori offrono persino dei servizi di consulenza per aiutarti a ottimizzare il tuo flusso di lavoro e ridurre le inefficienze.

6. Automatizza le attività ripetitive

Quante volte hai dovuto insegnare a un cliente a somministrare insulina al suo amico a quattro zampe o scrivere una relazione in seguito a una castrazione? Per attività e conversazioni ripetitive come queste, l'automazione può farti risparmiare un sacco di tempo. Anziché spiegare ogni volta come si somministra l'insulina, potresti registrare un video in cui spieghi come prelevare la dose corretta, tenere il gatto e fare l'iniezione. Puoi mostrare il video al proprietario in clinica e poi inviargli il link in modo che possa riguardarlo a casa, magari insieme agli altri membri della sua famiglia. Quanto alle relazioni su appuntamenti e operazioni, anziché riscriverle ogni volta da zero potresti preparare una serie di modelli da completare con i dettagli pertinenti.

7. Riduci le distrazioni

Immagina questa situazione: ti sei appena seduto alla scrivania per leggere le tue e-mail di lavoro quando senti una notifica sul cellulare. Dopo una lunga serie di messaggi con un tuo amico che è preoccupato per il suo gatto che non sta bene, ti metti a fare una ricerca online su alcune patologie per le tue diagnosi differenziali. Dopo 20 minuti, il tuo prossimo cliente ti sta aspettando e tu non hai ancora letto nemmeno un'e-mail. Ti ritrovi in questa descrizione? Disattivare i suoni delle notifiche su PC e telefono ti aiuterà a concentrarti sulle e-mail di lavoro o sulle attività da svolgere, così da sfruttare al meglio il tempo a tua disposizione senza interruzioni.

8. Preparati per gli appuntamenti

Verso la fine della giornata, ritagliati 15-20 minuti di tempo per prepararti agli appuntamenti del giorno seguente. Dai un'occhiata alla cartella di ogni paziente per vedere cosa hai prescritto o raccomandato l'ultima volta che lo hai visto e prendi qualche appunto da consultare subito prima di incontrare il cliente. Con un po' di organizzazione, non ti ridurrai a cercare freneticamente le informazioni nella cartella clinica del paziente mentre entra nella stanza e avrai la situazione sotto controllo per tutta la giornata.

9. Sfrutta i programmi per la gestione del tempo

Tra tutti gli strumenti pensati per aiutarti a sfruttare al meglio il tuo tempo, non farai fatica a trovare quello più adatto a te. Prova ad affidarti a un'app di time management come Trello o MyLifeOrganized per organizzare meglio la tua giornata e rispettare i tuoi impegni. Inoltre, ti consigliamo di dare un'occhiata al software gestionale della tua clinica, dato che spesso non si sfruttano appieno tutti i servizi disponibili. Sei ancora un po' scettico sulla telemedicina? Provala per qualche consulto o visita di controllo e scopri quanto tempo può farti risparmiare. Potresti cambiare idea!

Finire tutto quello che c'è da fare entro l'orario di chiusura può sembrare impossibile, ma con questi semplici trucchi potrai incrementare la tua efficienza, ridurre al minimo le distrazioni e risparmiare tempo prezioso. Fatti la promessa di tornare a casa in orario e impegnati per mantenerla. E non dimenticare i nostri consigli pratici per prendersi cura di se stessi quando si ha poco tempo: il tuo benessere e la tua salute mentale vengono prima di tutto.